DISTRIBUCION Y TRAMITES DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO Y ACTIVIDADES

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

Identificación de Dependencias y determinacion de Competencia

Enrutamiento de o Documentos dependencia " Componente

Registro de Control de Entrega de Documentos recibidos




DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INERNOS

Identificación de Dependencias

Enrutamiento de o Documentos dependencia " Componente

Registro de Control de Entrega de Documentos Internos



DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS

Definición de Medios de Distribución : personal de fax , Correo tradicional Electrónico , Correo , Aéreo Apartado , Trámite en Línea , pagian web

Control y firma de planillas Guías y de entrega

Organización de la Mensajería externa




DISTRIBUCIÓN DOCUMENTOS DE EXTERNOS

Clasificación de las Comunicaciones .
Organización de Documentos en casilleros Buzones o .
Enrutamiento de Documentos Una Competente "dependencia" " .
Reasignación Documentos de mal direccionados .
Registro de Control de Entrega de Documentos recibidos .



DISTRIBUCIÓN DOCUMENTOS DE INTERNOS
Identificación de Dependencias .
Enrutamiento de Documentos Una Competente "dependencia" " .
Registro de Control de Entrega de Documentos Internos

Transmisión de fax
La " dependencia " Agregar una nueva notificación elaborar la carta enviar una porción de fax de
El usuario agregar una nueva notificación dejar en la carpeta del recorrido el formato de Transmisión de fax de Con diligenciado la carta en Copia aa Una original / o Enviar Documento de las Naciones Unidas .
El usuario agregar una nueva notificación de registro planilla en la de control de Correspondencia la de Información correspondiente al Envío del fax.
Al llegar en el recorrido la tirita de confirmacion del envío del fax , el usuario agregar una nueva notificación firmar en la planilla del Recorrido de Servicio de Recepción del Mismo .
Cuando requiera se envia una comunicación unicamente por vía fax , Las Dependencias deben elaborar las cartas en original Copia .



Mensajero Interno
Se refiere al Estilo de Entrega de Documentos Que se realicen Entre Dependencias
Se Imprime la planilla Correspondencia Externa Recibida parrafo realizar El Recorrido y Sí El de registro en La Misma El Nombre Claro del Usuario en Señal de Recibido .
El Mensajero Agregar Una Nueva Notificación de Registro en la planilla de Control Recorrido Interno La Hora de Salida y La hora de LLEGADA .
El Mensajero sueros El Encargado de sb Las Solicitudes de Bienes y Servicios Que se centralicen Con Las Secretarias de Cada dependencia , Parr entregadas sean Que Mensajeros por los

Mensajero externo
Se refiere Una las Diligencias Que se generan en estas dependencias que y deben servicios enviadas fuera de la entidad .
Todas las diligencias deben servicios registradas en la planilla Informe mensajero externo , y fecha con hora de ejecución deberían tramitar deberian tramitar de cada trámite y enviarla al estilo de la Dirección de Archivo y Correspondencia , para confirmar la ejecución celebra celebración satisfactoria de la Misma .
Los mensajeros de las Dependencias deben radicar las cartas , consecutivo el en contra, en el Departamento de y Archivo Correspondencia "Antes de Salir .




Planillas DE CONTROL de Recibo DE Correspondencia









Planillas DE REGISTRO DE Correspondencia RECIBIDA









PROCESO DE TRÁMITE



PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES



RECEPCIÓN DE SOLICITUD O TRÁMITE

Confrontación diligenciamiento de planilla de y control de ruta del trámite determinacion de Competencia



RESPUESTA Preparacion Proyección y de Respuesta